A eficiência pode ser aprendida

Qualquer líder é obrigado a executar tarefas corretamente - eficiência. Pessoas com brilhantes habilidades mentais podem ser trabalhadores ineficazes. Mente, imaginação e conhecimento apenas em combinação com eficiência são incorporados nos resultados.

Até recentemente, o principal problema da organização era a produtividade dos trabalhadores manuais. Nos últimos cem anos, aprendemos a medi-lo e aumentamos repetidamente a produtividade de um trabalhador individual. O trabalho das organizações modernas é baseado no trabalho intelectual.

1. Não pode ser medido usando critérios derivados de trabalho físico;
2. Não quantificável;
3. Não mensurado pelos custos incorridos;
4. A contribuição dos gerentes não depende do número de subordinados;
5. Eficiência é o resultado, não a quantidade de trabalho gerencial.

Nos livros sobre desenvolvimento de pessoal gerencial, eles apresentam um retrato do “líder de amanhã” como “uma pessoa para todos os tempos”, nessas pessoas o mundo sempre experimentou uma grande falta. Gênio genérico necessário:

1. Capaz de realizar análises;
2. Tomar decisões;
3. Trabalhar com pessoas;
4. Pense criativamente;
5. Bons conhecimentos de matemática;
6. Entenda as características da sua empresa e estrutura de gerenciamento.

As empresas estão recrutando pessoas que, na melhor das hipóteses, têm uma das qualidades desejadas. Forme uma organização para que qualquer pessoa forte em uma área específica possa usar suas habilidades e habilidades em seu trabalho. Aposte na expansão dos horizontes das atividades das pessoas com as ferramentas disponíveis. Não conte com um salto acentuado no desenvolvimento de habilidades pessoais.

Uma característica distintiva de líderes eficazes é a capacidade de obter um resultado positivo em tudo. Cinco hábitos que um líder precisa desenvolver para funcionar efetivamente:

1. Saiba em que seu tempo está sendo gasto. Trabalhe no gerenciamento do tempo, aumentando sua eficácia.
2. Concentre-se em conquistas que vão além da organização. Não mire no trabalho, mas no resultado final.
3. Desenvolva forças - seus próprios, seus superiores, colegas, subordinados. Não se concentre nas fraquezas, não comece com tarefas que você não pode resolver.
4. Concentre-se em áreas onde o trabalho de alta qualidade produzirá resultados excelentes. Priorize e fique por dentro deles.
5. Tomar decisões eficazes. As decisões corretas são um sistema, uma série de etapas corretas na sequência correta. Uma solução eficaz é baseada na divergência de opiniões, não no consenso. Soluções rápidas são decisões erradas. Deve haver poucas soluções, mas elas devem ser fundamentais. A estratégia correta é necessária, não truques inventivos.

Gaste seu tempo

O recurso do tempo é insubstituível! Aprenda a gerenciar seu tempo - primeiro, com a maior precisão possível, determine o que é realmente gasto e minimize seu uso improdutivo. Consolide o tempo que você pode controlar em blocos ampliados, não faça 20 blocos, faça 5.

O processo de gerenciamento de tempo consiste em três estágios.

Gravação de tempo

Considere a quantidade de tempo gasto no trabalho, analise sua eficácia.

O primeiro passo para melhorar o desempenho do gerente é registrar com precisão o tempo real gasto. Grave seu tempo gastando regularmente.Identifique as atividades mais improdutivas e livre-se delas. Após cada verificação, crie um novo horário de trabalho. Faça a si mesmo perguntas de diagnóstico:

1. O que acontecerá se isso não for feito? Se a resposta for "nada", descarte esse caso.
2. Que tipos de atividades pelas quais sou responsável podem outra pessoa assumir e fazer o trabalho não pior, ou até melhor do que eu?
3. Quais são minhas atividades que perdem tempo sem trazer benefícios ao meu trabalho?

Gerenciamento de tempo

Faça um plano para coisas úteis e necessárias. Má gestão passa a maior parte do seu tempo.

1. Identifique perda de tempo improdutiva devido à falta de sistema ou falta de visão. Crises de trabalho recorrentes ano após ano são um bom sinal de ação. A crise que aconteceu pela segunda vez não deve mais surgir.
2. Verifique se não há muito trabalho - isso reduz a eficiência. Nesses casos, os trabalhadores passam mais tempo na “interação” do que no trabalho. Se os líderes gastam mais de um décimo do tempo resolvendo "problemas das relações humanas", o coletivo é muito grande.
3. Muitas reuniões são uma indicação de má organização. A tarefa deve ser holística, não a dividir em várias subtarefas, quando a responsabilidade é compartilhada entre muitas pessoas e a informação não atinge aqueles que realmente precisam. Reuniões não devem ser a regra, mas a exceção à regra.

Consolidação do tempo

Agrupe casos em grandes blocos de tempo. O tempo de trabalho será gasto sem sucesso se estiver fragmentado em blocos de 15 a 30 minutos. Existem várias maneiras de consolidar os prazos. Você pode trabalhar em casa um dia por semana; planejar reuniões, verificações, discussões de vários problemas durante dois dias da semana; Programe a carga de trabalho diária todas as manhãs antes de ir para o trabalho.

Tempo discricionário é gasto em fazer coisas que tragam o maior retorno. Estime quanto está à sua disposição. Aloque blocos sólidos de tempo para eventos específicos. Revise constantemente sua programação e livre-se das atividades menos produtivas.

Não deixe o plano no papel - trabalhe com ele constantemente.

Os gerentes geralmente precisam lidar com tarefas ineficazes, mas necessárias: conversando com os melhores clientes, participando de reuniões subordinadas, fornecendo informações ... Tente confiar esses assuntos aos subordinados responsáveis. Para alcançar resultados reais, um trabalhador mental deve se concentrar nas realizações e nos objetivos do trabalho de toda a organização.

Como posso contribuir para o sucesso da minha organização?

Lembre-se de sua responsabilidade para com a empresa. Uma pessoa que concentra toda sua atenção nos esforços contínuos e enfatiza constantemente sua autoridade e autoridade é apenas um subordinado, não importa quão alto seja seu status na organização.

Responsabilidades pessoais do chefe

Toda organização precisa ter sucesso em três áreas principais:

1. Resultados imediatos;
2. Desenvolvimento de valores e sua confirmação;
3. Preparando os funcionários para o trabalho no futuro. Se a organização falhar em uma dessas áreas, primeiro ela estará em um estado de estagnação e deixará de existir. É nessas áreas que o líder deve contribuir.

Incapacidade ou falta de vontade de mudar de acordo com os requisitos de uma nova posição é uma causa comum de falha do gerente. Não são apenas os resultados que suas atividades visam mudar, a importância geral dos três principais parâmetros do trabalho bem-sucedido está mudando.

Como aumentar a eficácia de um especialista

É necessário dar ao especialista a oportunidade de trabalhar efetivamente em seu nicho.Ele deve entender claramente quem usará os resultados de seu trabalho e o que o usuário precisa saber e entender para realizar seu trabalho de forma produtiva. É necessário cuidar da aplicabilidade prática do seu produto. O principal é não produzir universais, "valete de todos os negócios".

Relações interpessoais corretas

Os relacionamentos interpessoais corretos surgem quando, no trabalho e no relacionamento com os outros, o líder se concentra em sua contribuição para a causa comum. Requisitos para relacionamentos interpessoais eficazes:

1. Comunicação;
2. Trabalho em equipe;
3. Auto desenvolvimento;
4. O desenvolvimento de outras pessoas.

Reunião eficiente

A regra principal é orientar inicialmente a reunião para um resultado específico.

Um líder eficaz deve saber claramente o que deseja alcançar através de uma reunião, relatório ou apresentação. O conteúdo de tais eventos deve ser cuidadosamente pensado e comunicado aos participantes com antecedência.

Como fortalecer os pontos fortes

Para alcançar resultados, use todas as forças possíveis de subordinados, parceiros, superiores e seus próprios. Torne os pontos fortes o mais produtivos possível.

Seleção de funcionários com base em seus pontos fortes

Regras de recrutamento de pessoal:

1. Uma posição em que duas ou três pessoas já tenham mudado, tendo cumprido bem seus empregos anteriores, deve ser considerada impossível. Mude.

2. Torne cada post em grande escala e significativo. A tarefa de trabalho deve ser tão ampla que todas as fortes qualidades do funcionário sejam manifestadas com força total - isso revelará os pontos fortes do candidato.

3. Comece a trabalhar com as pessoas, revelando e usando corretamente seu potencial, em vez de confiar-lhes responsabilidades padrão. Não tente avaliar o potencial do funcionário, o potencial é apenas uma promessa. Os gerentes de sucesso desenvolvem seus próprios formulários de avaliação, que consistem em listar as realizações dos funcionários em suas posições anteriores e quatro perguntas:

• O que ele está fazendo bem?
• O que mais ele pode fazer bem com base em suas habilidades?
• O que ele precisa aprender a fazer pleno uso de seus pontos fortes?
• Se eu tivesse filhos, gostaria que eles trabalhassem com essa pessoa no futuro? Por quê?

4. Para usar os pontos fortes, você precisa ser capaz de suportar as fraquezas.

5. Evite a perigosa armadilha de criar postagens para uma pessoa específica.

Como gerenciar seu chefe

A ênfase nas forças de seu líder, isto é, a criação de condições para ele agir sobre as quais é capaz, torna eficaz o trabalho de si e de seus subordinados.

Se a força do chefe é sua capacidade política no posto, onde a política é crucial, primeiro apresente-o ao aspecto político da situação. Ele entenderá o que está em jogo e usará efetivamente seus pontos fortes, levando em consideração a nova direção da política.

Melhorando sua própria eficiência

Faça o que você pode fazer melhor, procure constantemente o que mais você pode fazer.

Um líder eficaz sempre observa seu próprio trabalho, seus resultados e tenta rastrear tendências gerais: como trabalhar com mais eficiência com o público ou a que horas do dia é melhor escrever apresentações, fazer anotações rápidas ou trabalhar com cuidado em cada proposta.

Para ser eficaz, é necessário expandir oportunidades e limitar problemas. Os padrões para as atividades de um grupo de pessoas são definidos no exemplo de um líder - sua atividade deve basear-se apenas em seus pontos fortes.

Tudo tem o seu tempo

O principal segredo da eficácia é a concentração. Antes de tudo, é necessário executar as coisas mais importantes e nunca fazer várias coisas importantes ao mesmo tempo. Autodisciplina rigorosa, força de vontade de ferro e capacidade de dizer não são necessárias.Isso irá ajudá-lo com um grande número de tarefas.

Fazer uma coisa em um período de tempo é fazê-lo rapidamente. As pessoas capazes de refazer muitas coisas, de natureza diferente, lidam com elas por sua vez.

Livre-se da carga de ontem

Se livrar sistematicamente do antigo é a única maneira de efetivamente iniciar um novo. Livre-se das falhas do passado; os sucessos de ontem, que deixaram de ser produtivos; atividades que não trouxeram os resultados desejados.

O problema com organizações conhecidas não é a falta de criatividade. Muitas vezes, todos os seus funcionários estão ocupados demais resolvendo as tarefas de ontem. O estímulo à criatividade pode ser bem-sucedido, mesmo nas estruturas mais limitadas saturadas de burocracia, se eles checam regularmente programas e atividades quanto à sua relevância e qualquer atividade improdutiva cessa imediatamente.

Prioridade e outras questões

Priorização é uma tarefa simples. É mais difícil identificar tarefas não prioritárias que devem ser adiadas e seguir rigorosamente sua solução. Coragem, não análise, dita as regras realmente importantes para priorização:

1. Escolha o futuro, não o passado;
2. Concentre-se em oportunidades, não no problema;
3. Escolha sua própria direção e não siga o fluxo, seguindo os vencedores;
4. Estabeleça metas que proporcionem um resultado visível, e não aquelas que são alcançadas com segurança e simplicidade.

Imponha suas próprias tarefas de primeira prioridade, apesar das limitações de tempo e circunstâncias. Essa é a única esperança do líder em se tornar o mestre de seu tempo e circunstâncias, e não seu escravo.

Processo de tomada de decisão

Líderes eficazes pensam em categorias estratégicas e de larga escala. Não defina uma meta para resolver problemas atuais, não tome muitas decisões. Concentre-se apenas no mais importante. Não se esforce para tomar decisões rápidas.

Você precisa saber quando a decisão deve se basear no princípio e quando - com base nas necessidades do momento e do pragmatismo. Na maioria das vezes, esse processo não é gasto na tomada de decisões, mas na prática. A implementação de uma solução eficaz deve ser simples e o mais próxima possível das capacidades do funcionário médio.

O processo de tomada de decisões eficazes:

1. Pergunte a si mesmo: "Essa é uma situação característica ou uma exceção à regra?" Resolva um problema característico comum estabelecendo um princípio. Exceções devem ser tratadas, dada a situação específica.
2. Defina claramente exatamente o que deve ser alcançado graças a uma solução específica. Quais são seus objetivos? Quais são as tarefas mínimas antes dele? Que condições deve satisfazer? Uma solução eficaz deve ser consistente com os objetivos, caso contrário, é ineficaz e inadequada.
3. Comece com o que é certo, não o que é aceitável. Na fase final, você ainda precisa se comprometer. Se uma pessoa não sabe como atender às condições de contorno, ela não pode escolher entre o compromisso certo e o errado, e isso geralmente leva a erros.
4. A implementação da solução leva mais tempo. Nenhuma solução será eficaz a menos que os mecanismos para sua implementação sejam desenvolvidos desde o início. Nenhuma decisão pode ser considerada adotada até que alguém seja responsabilizado por sua implementação. Colocar uma decisão em ação requer respostas para várias perguntas: “Quem deve saber sobre essa decisão?”, “Que ações devem ser tomadas?”, “Quem terá que tomá-las?”, “Qual deve ser a ação para que as pessoas a quem ela é confiada foram capazes de cumpri-lo? ". As ações devem corresponder às habilidades das pessoas encarregadas de sua implementação.
5. Forneça um sistema de feedback para verificar constantemente a implementação da solução e a reconciliação com o plano de implementação. O feedback eficaz requer informações, números e dados organizados. O líder deve verificar pessoalmente como suas decisões estão sendo implementadas, caso contrário, suas atividades serão ineficazes.

Soluções eficazes

Qualquer decisão é uma escolha entre opções. Para tomar uma decisão eficaz, colete o número máximo de opiniões suportadas por fatos. Desenvolva o hábito, tanto em você quanto em seus colegas, de determinar em que você deve prestar atenção, o que você precisa estudar e o que verificar. Esta é a base de qualquer solução eficaz.

Uma solução eficaz não é o resultado de consenso na avaliação dos fatos, é o resultado de conflitos de opiniões diferentes, bem como uma análise séria de uma variedade de opções.

O desenvolvimento de um mecanismo de avaliação adequado envolve um certo risco. Para fazer um julgamento, é preciso ter escolhas. Somente com a disponibilidade de opções é possível esperar uma escolha razoável.

A primeira regra da tomada de decisões é não tomar decisões até ouvir opiniões contrárias às suas. Por que, ao decidir, você deve insistir em contra-argumentos:

1. Essa é a única maneira de impedir uma situação em que o tomador de decisão se torne um prisioneiro da organização. A maneira de escapar do cativeiro do preconceito é garantir que as objeções documentadas e cuidadosamente pensadas sejam recebidas.
2. Somente discordâncias fornecem alternativas à opção proposta. Uma solução sem alternativa é apenas a jogada de um jogador desesperado, por mais cuidadoso que seja. Veja a oposição como um meio de pensar em soluções.

Cada decisão é uma intervenção em um sistema depurado. Um bom líder não assume riscos e toma decisões desnecessárias. A decisão deve ser tomada se a situação provavelmente piorar sem ela. As oportunidades geralmente levam a melhorias do que a mudanças radicais.

Você está pronto para tomar uma decisão se: os requisitos forem pensados, as opções estudadas, os riscos e benefícios forem equilibrados, mas isso não for suficiente. Nessa situação, um líder de sucesso deve resistir à tentação e conduzir um estudo dessa questão novamente.